The events sector shot into its most creative gear during the corona crisis. Mobility partner Fluxology is no exception. They wrote an open source roadmap, available at www.fluxology.be so that everyone can organize safe and pleasant drive-in events, from local Chiro to music multinational. A conversation with company founders, Jasper Foré and Kenny Vanderhaeghe. It goes without saying that this ...
Read more
The events sector shot into its most creative gear during the corona crisis. Mobility partner Fluxology is no exception. They wrote an open source roadmap, available at www.fluxology.be so that everyone can organize safe and pleasant drive-in events, from local Chiro to music multinational. A conversation with company founders, Jasper Foré and Kenny Vanderhaeghe. It goes without saying that this corona crisis has seriously affected the events sector. Consequently also for Fluxology, say Foré and Vanderhaeghe. The core business of their company is assisting event organizers with every aspect of mobility to, from and during an event. They have built up a great deal of experience and expertise in this field over the past ten years. Using a hands-on approach, Fluxology can offer a thoughtful mobility approach. The corona virus meant that the sector had to use its own inventiveness and flexibility. Organizers looked for and found suitable alternatives, such as drive-in events. At these events it is the intention, for example, to attend a film, festival or concert with and in your own car. Fluxology immediately jumped on the cart. The founders saw the company, as an experienced mobility partner, fit into this picture perfectly. Organizing drive-in events is not self-evident, say Foré and Vanderhaeghe. This involves a lot of thinking and planning. Just think of sight lines, public flows, facilities and on-site communication. The fact that the corona guidelines are regularly updated doesn't make it any easier. It cannot be underestimated how complicated it is to respect physical distancing regulations. Logically, many organizers have little experience in this new matter and it is difficult for them to see the forest for the trees. In this regard, Fluxology aims to be the ideal partner for all organizers, large or small, by sharing its expertise. The company designed a roadmap especially for this, which highlights every phase of mobility from A to Z. This ranges from planning and communication to on-site implementation. In concrete terms, the central aim of the roadmap is to avoid contacts between different visitors as much as possible. Visitor flows must therefore be correctly and clearly controlled, with the result that the site must also be divided into different zones in a well-considered manner. These two things are of crucial importance, so they must be taken into account from the conceptual phase of an event. For larger events this will mean that, for example, different time slots must be set up for arrival and departure. Smaller events, however, must also be able to guarantee distance between cars. These organizers can therefore turn to Fluxology, as a mobility partner for Greenhouse Talent and the Africa Museum, to receive further support with the necessary expertise and experience. This new roadmap will also come in handy in the future. Foré and Vanderhaeghe are convinced that once the crisis comes to an end, the increased focus on health and hygiene will not disappear any time soon. Awareness of potential risks has increased dramatically in recent months. Organizers will be expected to take strict health measures, especially until a vaccine is available. Unfortunately, a second or even third corona peak is not inconceivable. Prevention is better than cure, which is why every organizer has an interest in gathering as much know-how as possible now. Fluxology is also convinced that the tips from their roadmap will remain relevant for a long time to come. For example, the smooth organization of inflow and outflow will remain important at all times. Physical distancing regulations create expectations that will linger for a long time to come. And of course, according to the founders, taking into account lines of sight and drawing your terrain is not something that should only be done in times of corona. Finally, Fluxology also continues to offer extensive expertise that goes beyond the roadmap.
nl
De eventsector schoot tijdens de coronacrisis in zijn meest creatieve versnelling. Mobiliteitspartner Fluxology vormt daarop geen uitzondering. Zij schreven een open source roadmap, beschikbaar via www.fluxology.be zodat iedereen veilige en aangename drive-in events kan organiseren, van lokale Chiro tot muziek multinational. Een gesprek met oprichters van het bedrijf, Jasper Foré en Kenny Vanderhaeghe.
Het hoeft weinig betoog dat deze coronacrisis er zwaar heeft ingehakt bij de evenementensector. Bijgevolg ook voor Fluxology, aldus Foré en Vanderhaeghe. De core business van hun bedrijf is organisatoren van events bijstaan bij elk aspect van mobiliteit naar, van en tijdens een evenement. Daarin bouwden ze de afgelopen tien jaar heel wat ervaring én expertise op. Met behulp van een hands on benadering, kan Fluxology een doordachte mobiliteitsaanpak aanbieden.
Het coronavirus zorgde ervoor dat de sector zijn eigen inventiviteit en flexibiliteit moest aanspreken. Organisatoren zochten en vonden passende alternatieven, zoals bijvoorbeeld drive-in events. Bij deze evenementen is het de bedoeling om bijvoorbeeld met en in de eigen wagen een film, festival of concert bij te wonen. Fluxology sprong onmiddellijk mee op de kar. De oprichters zagen het bedrijf, als ervaren mobiliteitspartner, perfect in dit plaatje passen.
Drive-in events organiseren is niet de evidentie zelve, aldus Foré en Vanderhaeghe. Zo komt er heel wat denkwerk en planning bij kijken. Denk maar aan zichtlijnen, publieksstromen, faciliteiten en on site communicatie. Het feit dat de coronarichtlijnen regelmatig worden aangepast, maakt het er niet gemakkelijker op. Het valt niet te onderschatten hoe gecompliceerd het is om de voorschriften voor physical distancing te respecteren. Logischerwijs hebben heel wat organisatoren weinig ervaring in deze nieuwe materie en is het voor hen moeilijk het bos door de bomen te zien. In dit opzicht tracht Fluxology de ideale partner te zijn voor alle organisatoren, groot of klein, door haar expertise te delen. Speciaal hiervoor ontwierp het bedrijf een roadmap, die elke fase van de mobiliteit van A tot Z belicht. Dit gaat van planning, over communicatie tot de on site uitvoering.
Concreet is het centrale doel van de roadmap contacten tussen verschillende bezoekers zo veel mogelijk te vermijden. Bezoekersstromen dienen daarom juist en duidelijk gestuurd te worden, met als gevolg dat ook het terrein op een doordachte manier in verschillende zones verdeeld zal moeten worden. Deze twee zaken zijn van cruciaal belang, waardoor er vanaf de conceptuele fase van een event hiermee rekening met gehouden moet worden. Bij grotere events zal dit betekenen dat er bijvoorbeeld verschillende tijdsloten voor aankomst en vertrek dienen opgesteld te worden. Kleinere events zullen echter ook afstand tussen wagens moeten kunnen garanderen. Deze organisatoren kunnen daarom bij Fluxology, als mobiliteitspartner voor onder andere Greenhouse Talent en het Afrika Museum, aankloppen om verder ondersteund te worden met de nodige expertise en ervaring.
Deze nieuwe roadmap zal ook in de toekomst van pas komen. Foré en Vanderhaeghe zijn ervan overtuigd dat, eenmaal de crisis op zijn einde loopt, de verhoogde aandacht rond gezondheid en hygiëne niet snel zal verdwijnen. De afgelopen maanden nam het bewustzijn van potentiële risico’s drastisch toe. Van organisatoren zal verwacht worden strenge gezondheidsmaatregelen te nemen, en dit zeker tot er een vaccin voorhanden is. Helaas is een tweede of zelfs derde coronapiek niet ondenkbaar. Voorkomen is beter dan genezen, daarom heeft elke organisator er belang bij om nu al zoveel mogelijk knowhow te verzamelen. Fluxology maakt zich tevens sterk dat de tips uit hun roadmap nog lange tijd relevant zullen blijven. Het vlot organiseren van in- en uitstroom zal bijvoorbeeld te allen tijde belangrijk blijven. De regelgeving rond physical distancing creëren verwachtingen die nog lang zullen blijven hangen. En natuurlijk is, volgens de oprichters, rekening houden met zichtlijnen en het uittekenen van je terrein niet iets dat enkel in tijden van corona moet gebeuren. Ten slotte blijft Fluxology ook uitgebreide expertise aanbieden die verder gaat dan de roadmap.
